Hướng Dẫn VLOOKUP A-Z & Vì Sao Nên Dùng INDEX+MATCH

1. Nỗi ám ảnh mang tên #N/A

Bạn xem thêm:

• Hợp âm chặn & mở rộng (7th, 9th, Sus): Bấm sạch, ứng dụng
• Rhythm Guitar vs Lead Guitar: Bạn Nên Bắt Đầu Từ Đâu và Vai Trò Trong Band Nhạc Rock?
• 16th Notes & Triplets: Tốc độ và “tightness” cho Rhythm Rock

Tôi hiểu cảm giác đó. Bạn có hai bảng dữ liệu. Bạn cần lấy “đơn giá” từ bảng B khớp với “mã hàng” ở bảng A. Bạn tự tin gõ =VLOOKUP(...)… và thứ Excel trả về là một tràng lỗi #N/A (Not Available) đáng ghét.

Đã bao lần bạn ngồi hàng giờ chỉ để dò tìm xem công thức VLOOKUP của mình sai ở đâu?

• Tại sao nó không tìm thấy, trong khi bạn nhìn rõ ràng là “mã hàng” có tồn tại?
• Tại sao khi bạn chèn thêm một cột vào bảng tham chiếu, toàn bộ kết quả trả về… sai bét?
• Và tại sao, lạy Chúa, VLOOKUP không thể tìm dữ liệu ở cột bên trái cột tham chiếu?

Nếu bạn đang vật lộn với hàm “kinh điển” này, bạn không đơn độc. VLOOKUP là một con dao hai lưỡi: hữu ích nhưng cực kỳ “mỏng manh” và thiếu linh hoạt.

Trong bài viết này, tôi sẽ không chỉ hướng dẫn bạn dùng VLOOKUP đúng cách từ A-Z (và xử lý mọi lỗi của nó), mà tôi sẽ trao cho bạn một “vũ khí” mạnh mẽ hơn gấp bội: cặp đôi INDEX và MATCH. Sau khi đọc xong, bạn sẽ không bao giờ còn sợ hãi việc tham chiếu dữ liệu nữa, bất kể cấu trúc bảng tính phức tạp đến đâu.

2. 5 sai lầm khi dùng VLOOKUP

Trước khi học cái mới, hãy xem chúng ta sai ở đâu. Hầu hết lỗi #N/A và kết quả sai không phải do Excel, mà do chúng ta chưa hiểu bản chất của VLOOKUP.

1. Sai lầm 1: Dữ liệu không “sạch” (Lỗi phổ biến nhất): Mã “NV001” và “NV001 ” (có khoảng trắng) là hai giá trị khác nhau. Mắt thường không thấy, nhưng VLOOKUP thấy. Dữ liệu định dạng Text và Number cũng là kẻ thù.
2. Sai lầm 2: Quên tham số thứ 4 (Range_lookup): Bạn quên gõ FALSE (hoặc 0) ở cuối công thức. Excel sẽ tự động dùng TRUE (tìm kiếm tương đối), và thảm họa xảy ra. Nó sẽ trả về một kết quả GẦN ĐÚNG, dẫn đến sai lệch dữ liệu nghiêm trọng mà bạn không hề hay biết.
3. Sai lầm 3: Không cố định bảng tham chiếu (Quên F4): Khi bạn copy công thức xuống dòng dưới, vùng table_array của bạn (ví dụ: D2:E100) bị trôi thành D3:E101. Lỗi này gây ra #N/A một cách ngẫu nhiên và cực kỳ khó phát hiện.
4. Sai lầm 4: Giới hạn “Lookup” về bên phải: VLOOKUP (Vertical Lookup) luôn bắt cột lookup_value của bạn phải là cột đầu tiên trong bảng tham chiếu. Nó không thể dò ngược về bên trái. Đây là hạn chế lớn nhất của nó.
5. Sai lầm 5: Cột tham chiếu bị “gãy” (khi chèn/xóa cột): Tham số col_index_num (cột bạn muốn lấy kết quả) là một con số tĩnh (ví dụ: 3). Nếu bạn chèn thêm 1 cột vào giữa bảng tham chiếu, cột kết quả của bạn bây giờ là cột 4, nhưng công thức không tự cập nhật.

Chính những sai lầm này biến VLOOKUP từ “trợ thủ” thành “kẻ phá hoại” ngầm.

3. Ngừng “dò tìm”, hãy “xác định tọa độ”

Tư duy của VLOOKUP là: “Hãy tìm giá trị X này trong cột đầu tiên, sau đó đếm sang phải 3 cột và lấy kết quả.”

Tư duy này rất cứng nhắc.

Tư duy của INDEX & MATCH linh hoạt và mạnh mẽ hơn: “Hãy làm 2 việc: 1) Tìm xem giá trị X đang ở dòng số mấy? (Hàm MATCH làm việc này). 2) Lấy giá trị ở tọa độ [dòng_vừa_tìm_được, cột_Y_bất_kỳ] (Hàm INDEX làm việc này).”

Tại sao tư duy “tọa độ” này lại vượt trội?

• Nó không quan tâm cột tham chiếu nằm ở đâu (trái hay phải).
• Nó không bị “gãy” khi bạn chèn hay xóa cột (vì nó tìm tên cột, không phải số thứ tự).
• Nó nhanh hơn trên các tập dữ liệu lớn.
• Nó có thể tra cứu theo cả chiều dọc (MATCH) và chiều ngang (MATCH) – biến nó thành VLOOKUP và HLOOKUP “2 trong 1”.

Khi bạn nắm được nguyên tắc này, bạn đã mở khóa được 50% sức mạnh của Excel.

4. Chinh phục VLOOKUP, INDEX và MATCH

Hãy đi từ cơ bản đến nâng cao. (Phần này sẽ được diễn giải chi tiết bằng What/Why/How/Example cho mỗi bước).

4.1. Bước 1: Làm chủ VLOOKUP (Cú pháp & Ví dụ)

• What: Là hàm dò tìm theo chiều dọc.
• Why: Nhanh, dễ hiểu cho các tác vụ đơn giản.
• How: Cú pháp =VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup]). Giải thích từng tham số.
• Example: Tình huống 1 (dùng FALSE) và Tình huống 2 (bẫy TRUE). Cách xử lý lỗi #N/A bằng IFERROR.

4.2. Bước 2: Hiểu rõ hàm MATCH (Tìm vị trí)

• What: Hàm trả về vị trí (số thứ tự) của một giá trị trong một hàng hoặc một cột.
• Why: Đây là trái tim của việc “xác định tọa độ”.
• How: Cú pháp =MATCH(lookup_value, lookup_array, [match_type]). Luôn dùng match_type là 0 (khớp chính xác).
• Example: Tìm “NV005” nằm ở dòng thứ mấy trong cột [Mã NV].

4.3. Bước 3: Hiểu rõ hàm INDEX (Lấy giá trị)

• What: Hàm trả về giá trị tại một tọa độ [hàng, cột] cho trước.
• Why: Đây là “cánh tay” lấy dữ liệu sau khi đã biết tọa độ.
• How: Cú pháp =INDEX(array, row_num, [column_num]).
• Example: Lấy giát rị tại ô [dòng 5, cột 2] trong bảng [Bảng Lương].

4.4. Bước 4: Công thức tối thượng INDEX(MATCH)

• What: Lồng hàm MATCH vào trong hàm INDEX.
• Why: Tạo ra một hàm VLOOKUP “bất khả chiến bại”: tra cứu bên trái, không sợ chèn cột, linh hoạt tuyệt đối.
• How: Cú pháp =INDEX(cột_cần_lấy_kết_quả, MATCH(giá_trị_dò_tìm, cột_dò_tìm, 0))
• Example: Dùng kịch bản VLOOKUP thất bại (tra cứu bên trái) và giải quyết nó bằng INDEX(MATCH) một cách thanh lịch. (Phần này sẽ có thêm ví dụ về INDEX(MATCH, MATCH) để tra cứu 2 chiều).

5. Name Range và Excel Table

Để công thức của bạn “bất tử” và dễ đọc hơn nữa, hãy dùng 2 công cụ này:

• Excel Table (Ctrl + T): Biến vùng dữ liệu của bạn thành một “Table” thông minh. Công thức sẽ tự động tham chiếu theo tên cột (ví dụ: Table_Luong[Họ Tên]) thay vì A2:A100. Nó tự động mở rộng khi thêm dữ liệu mới.
• Name Range (Đặt tên vùng): Đặt tên cho một vùng (ví dụ: vung_ma_hang). Công thức của bạn sẽ là MATCH(A2, vung_ma_hang, 0) thay vì MATCH(A2, 'Sheet2'!$B$2:$B$500, 0).

6. VLOOKUP chỉ là 1 trong 100 chuyên đề

Chúc mừng bạn! Giờ đây bạn đã sở hữu một kỹ năng vượt trội so với 90% người dùng Excel ngoài kia. Bạn đã giải quyết được một vấn đề nhức nhối.

Nhưng bạn có thấy không? Để thực sự “làm chủ”, bạn không chỉ cần biết INDEX(MATCH). Bạn còn cần biết SUMIFS, COUNTIFS để thống kê. Bạn cần biết Data Validation để ngăn chặn dữ liệu rác ngay từ đầu. Bạn cần biết Pivot Table để tổng hợp chúng.

Tự học qua Google sẽ cho bạn những mảnh ghép đơn lẻ như bài viết này. Nhưng nó cực kỳ tốn thời gian và không có hệ thống. Bạn sẽ không biết mình còn “hổng” kiến thức ở đâu.

7. Lộ trình làm chủ Excel A-Z

Nếu bạn muốn đi từ “biết” sang “làm chủ” một cách có hệ thống, thay vì mất hàng tháng trời mày mò, tôi thật lòng giới thiệu bạn xem qua bài đánh giá chi tiết của tôi về một lộ trình đã được kiểm chứng: .

Bài viết đó phân tích cách khóa học “Làm chủ Excel qua 100+ chuyên đề từ cơ bản đến nâng cao” của giảng viên Đinh Hồng Lĩnh trên unica hệ thống hóa 105 bài giảng (trong đó có cả VLOOKUP, INDEX, MATCH ở Phần 9) thành một lộ trình 15 giờ học, giúp bạn đi từ con số 0 đến tự tin chinh phục mọi bảng tính, kể cả thi MOS điểm cao.

Đó là con đường nhanh nhất để kết nối tất cả các “mảnh ghép” lại với nhau.

8. Kết luận

Đừng để VLOOKUP hay lỗi #N/A làm bạn sợ hãi. Hôm nay, bạn đã học được cách dùng nó đúng cách và quan trọng hơn, bạn đã biết đến giải pháp thay thế linh hoạt là INDEX và MATCH.

Hãy mở ngay file Excel của bạn và thử áp dụng công thức mới này. Bạn sẽ thấy sự khác biệt ngay lập tức. Đó là bước đầu tiên trên hành trình biến Excel thành trợ thủ đắc lực nhất của bạn.