50 Lỗi Excel Phổ Biến Và Cách Sửa Từ A–Z

Microsoft Excel là công cụ bảng tính mạnh mẽ nhất thế giới, nhưng không phải lúc nào nó cũng hoạt động như mong đợi. Từ những lỗi công thức khó hiểu như #VALUE! hay #REF!, đến những vấn đề về hiệu năng khiến file của bạn chạy chậm như rùa, hay sự cố in ấn làm mất cột ngay trước giờ họp quan trọng – tất cả đều có thể gây ra sự thất vọng lớn.

Bạn xem thêm:

• Tuyệt Kỹ Excel Văn Phòng: Làm Chủ Cách In Vừa 1 Trang, Lặp Tiêu Đề 
• Cách Định Dạng Bảng Tính Excel Chuyên Nghiệp Và Kỹ Thuật In Ấn Chuẩn 100%
• Hướng Dẫn Chi Tiết Lập Mẫu File Kế Toán Excel Theo Thông Tư 133

Tuy nhiên, hầu hết các lỗi Excel đều có nguyên nhân rõ ràng và giải pháp cụ thể. Trong bài viết chuyên sâu này, chúng tôi sẽ tổng hợp và phân tích 50 lỗi Excel phổ biến nhất mà người dùng thường gặp. Chúng tôi sẽ đi sâu vào nguyên nhân gốc rễ và cung cấp hướng dẫn từng bước để khắc phục chúng một cách hiệu quả.

Cho dù bạn là người mới bắt đầu hay một chuyên gia Excel dày dạn kinh nghiệm, hướng dẫn này sẽ là cẩm nang không thể thiếu giúp bạn làm chủ công cụ này.

---

Tóm tắt nhanh & Checklist sửa Lỗi Excel

Trước khi đi sâu vào chi tiết, đây là quy trình kiểm tra nhanh giúp bạn xác định và khắc phục các sự cố Excel cơ bản:

1. Xác định loại lỗi: Phân loại vấn đề thuộc về công thức (kết quả sai, mã lỗi), dữ liệu (định dạng sai), bố cục (in ấn, hiển thị), hay kết nối (Power Query, liên kết ngoài).

2. Kiểm tra chế độ tính toán: Đảm bảo Excel đang ở chế độ tự động. Vào Formulas → Calculation Options → Chọn Automatic.

3. Kiểm tra hiển thị công thức: Nếu ô hiển thị công thức thay vì kết quả, tắt Formulas → Show Formulas (hoặc nhấn Ctrl + ~).

4. Chuẩn hóa dữ liệu đầu vào: Chuyển đổi “text number” (số định dạng văn bản) sang dạng số thực; đảm bảo ngày tháng tuân theo một chuẩn thống nhất.

5. Sử dụng Excel Table: Chuyển vùng dữ liệu thô thành Table (Ctrl + T). Điều này giúp ổn định việc sắp xếp, lọc, PivotTable và tham chiếu công thức.

6. Dọn dẹp file: Loại bỏ Merge Cells (trộn ô), xóa các Conditional Formatting (định dạng có điều kiện) chồng chéo, và sửa các Named Range (vùng được đặt tên) bị lỗi.

7. Kiểm tra in ấn: Thiết lập Print Area, Print Titles, và sử dụng Page Break Preview để kiểm soát ngắt trang.

8. Kiểm tra kết nối: Xác minh đường dẫn file nguồn, tên cột trong Power Query, quyền truy cập dữ liệu và driver (trình điều khiển) cần thiết.

---

Nhóm 1: Lỗi Công thức & Hàm (1–17) 

Đây là nhóm lỗi phổ biến nhất, thường xuất hiện dưới dạng các mã lỗi bắt đầu bằng dấu #. Hiểu rõ ý nghĩa của từng mã lỗi là chìa khóa để khắc phục chúng.

1. Lỗi #N/A khi dùng VLOOKUP, INDEX-MATCH hoặc XLOOKUP

Lỗi #N/A (Not Available) có nghĩa là Excel không thể tìm thấy giá trị bạn yêu cầu. Đây là lỗi thường gặp nhất khi sử dụng các hàm dò tìm.

Nguyên nhân:

• Không tìm thấy khóa dò tìm: Giá trị bạn tìm kiếm thực sự không tồn tại trong bảng dữ liệu nguồn.

• Chế độ dò tìm không phù hợp (VLOOKUP): Bạn sử dụng chế độ dò tìm gần đúng (Approximate Match – tham số thứ 4 là TRUE hoặc bỏ qua) trong khi dữ liệu chưa được sắp xếp, hoặc bạn cần tìm chính xác.

• Dữ liệu có khoảng trắng ẩn hoặc ký tự lạ: Khóa dò tìm và dữ liệu nguồn nhìn giống nhau nhưng thực tế lại khác nhau do có khoảng trắng thừa.

• Kiểu dữ liệu không khớp: Bạn tìm một số thực (Number) trong một cột chứa số dạng văn bản (Text Number) hoặc ngược lại.

Cách sửa:

• Sử dụng Exact Match: Với VLOOKUP, luôn đặt tham số thứ 4 là FALSE hoặc 0 để tìm kiếm chính xác. VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, FALSE).

• Làm sạch dữ liệu: Sử dụng hàm TRIM để loại bỏ khoảng trắng thừa và CLEAN để loại bỏ các ký tự không in được.

• Chuyển đổi kiểu dữ liệu: Đảm bảo khóa dò tìm và cột nguồn có cùng kiểu dữ liệu (xem Lỗi số 2).

• Ưu tiên XLOOKUP (Excel 365/2021): XLOOKUP mặc định là tìm kiếm chính xác và có tham số [if_not_found] để xử lý lỗi #N/A ngay trong công thức.

2. SUMIF/SUMIFS/COUNTIF không cộng vì “Text Number”

Bạn thiết lập công thức SUMIFS đúng cú pháp, các điều kiện khớp hoàn hảo, nhưng kết quả trả về là 0.

Nguyên nhân:

Cột chứa giá trị cần tính tổng (sum_range) hoặc cột chứa điều kiện (criteria_range) đang ở định dạng Text (Văn bản), mặc dù chúng trông giống như số. Excel coi “123” (Text) khác với 123 (Number).

Cách sửa (Chuyển Text sang Number):

• Cách 1: Text to Columns (Nhanh nhất): Chọn cột bị lỗi → Tab Data → Text to Columns → Nhấn Finish ngay lập tức.

• Cách 2: Nhân với 1: Tạo một cột phụ, lấy giá trị cột lỗi nhân với 1 (=A1*1). Sau đó Copy và Paste Special (Values) lại vào cột gốc.

• Cách 3: Sử dụng hàm VALUE: =VALUE(A1).

• Cách 4: Power Query (Tốt nhất cho dữ liệu lớn): Load dữ liệu vào Power Query → Chọn cột → Transform → Data Type → Chọn Whole Number hoặc Decimal Number.

3. Lỗi #VALUE! do sai kiểu dữ liệu

Lỗi #VALUE! là cách Excel thông báo rằng có vấn đề với kiểu dữ liệu trong công thức hoặc các ô được tham chiếu.

Nguyên nhân:

• Phép toán với văn bản: Bạn cố gắng thực hiện phép cộng, trừ, nhân, chia với một ô chứa văn bản thay vì số (ví dụ: =A1 + B1 nhưng B1 chứa chữ “N/A”).

• Tham số hàm không đúng kiểu: Hàm yêu cầu ngày tháng nhưng bạn cung cấp văn bản.

Cách sửa:

• Kiểm tra kiểu dữ liệu đầu vào: Đảm bảo các ô tham gia vào phép toán đều là số.

• Sử dụng các hàm chuyển đổi: Dùng VALUE() cho số, DATEVALUE() cho ngày tháng nếu cần chuyển từ text.

• Sử dụng toán tử Double Unary (--): Trong một số công thức mảng hoặc SUMPRODUCT, sử dụng -- để ép kiểu dữ liệu logic (TRUE/FALSE) về số (1/0). Ví dụ: =SUMPRODUCT(--(A1:A10="Hoàn thành")).

4. Lỗi #REF! do xóa cột/hàng hoặc tham chiếu không hợp lệ

Lỗi #REF! (Reference Error) là một lỗi nghiêm trọng, cho biết tham chiếu trong công thức không còn tồn tại hoặc không hợp lệ.

Nguyên nhân:

• Xóa hàng, cột hoặc sheet: Bạn đã xóa một hàng, cột hoặc sheet mà công thức đang tham chiếu đến.

• Cắt/Dán đè lên ô tham chiếu: Bạn di chuyển dữ liệu đè lên các ô mà công thức đang sử dụng.

• VLOOKUP sai chỉ số cột: Bạn yêu cầu VLOOKUP trả về cột thứ 5 trong khi bảng dữ liệu chỉ có 4 cột.

Cách sửa:

• Khôi phục ngay lập tức: Nếu vừa xảy ra, sử dụng Undo (Ctrl + Z). Nếu file được lưu trên OneDrive/SharePoint, sử dụng Version History.

• Sửa lại tham chiếu: Thay thế #REF! trong công thức bằng tham chiếu đúng.

• Thực tiễn tốt nhất để phòng tránh:

  • Sử dụng Structured References (Tham chiếu có cấu trúc) của Excel Table (ví dụ: Table1[@DoanhThu]).

  • Sử dụng INDEX(MATCH()) thay cho VLOOKUP để tránh lỗi khi chèn/xóa cột giữa bảng.

5. Lỗi #DIV/0! (Chia cho 0)

Excel không thể thực hiện phép chia cho số 0 hoặc một ô trống (Excel coi ô trống là 0 trong phép chia).

Cách sửa (Xử lý an toàn):

• Cách 1: Sử dụng IFERROR (Ưu tiên): Hàm IFERROR sẽ bắt lỗi và trả về giá trị bạn chỉ định nếu công thức bị lỗi. =IFERROR(Tử_số / Mẫu_số, 0) hoặc "" để trả về ô trống.

• Cách 2: Sử dụng IF (Cổ điển): Kiểm tra mẫu số trước khi thực hiện phép chia. =IF(Mẫu_số = 0, 0, Tử_số / Mẫu_số)

6. Lỗi #NAME? do sai tên hàm, tên vùng hoặc thiếu dấu nháy kép

Lỗi #NAME? xuất hiện khi Excel không nhận ra văn bản trong công thức.

Nguyên nhân:

• Gõ sai tên hàm: Ví dụ, gõ VLOKUP thay vì VLOOKUP.

• Sử dụng hàm không có ở phiên bản Excel hiện tại: Ví dụ, dùng XLOOKUP trên Excel 2016.

• Sai tên vùng (Named Range): Bạn sử dụng một tên vùng không tồn tại hoặc gõ sai tên.

• Thiếu dấu nháy kép cho văn bản: Bạn quên đặt chuỗi văn bản trong dấu "".

Cách sửa:

• Kiểm tra chính tả: Sử dụng tính năng Formula AutoComplete (gõ vài ký tự đầu của hàm và nhấn Tab).

• Kiểm tra Named Range: Vào Formulas → Name Manager.

• Thêm dấu nháy kép ("): Đảm bảo mọi chuỗi văn bản trong công thức đều nằm trong cặp dấu nháy kép.

7. Lỗi #NUM! (Lỗi số học)

Lỗi #NUM! xuất hiện khi có vấn đề với các giá trị số trong công thức hoặc hàm.

Nguyên nhân:

• Kết quả quá lớn hoặc quá nhỏ: Phép tính tạo ra một số vượt ngoài giới hạn lưu trữ của Excel.

• Phép toán không thể thực hiện: Ví dụ, tính căn bậc hai của số âm (=SQRT(-1)).

• Hàm lặp không hội tụ (IRR, RATE): Các hàm tài chính như IRR không thể tìm ra kết quả sau một số lần lặp nhất định.

Cách sửa:

• Kiểm tra giới hạn đầu vào: Đảm bảo các số không quá lớn hoặc không phù hợp với yêu cầu của hàm.

• Đối với IRR/XIRR:

  • Đảm bảo dòng tiền có ít nhất một giá trị dương và một giá trị âm.

  • Thêm tham số [guess] (ước tính) để giúp hàm hội tụ nhanh hơn: =IRR(values, 0.1).

8. Lỗi #NULL! do sử dụng khoảng trắng sai cách

Lỗi #NULL! thường do sử dụng toán tử giao nhau (khoảng trắng) không chính xác giữa các tham chiếu dải ô.

Nguyên nhân:

Bạn cố gắng tìm giao điểm của hai dải ô không giao nhau. Ví dụ: =SUM(A1:A5 C1:C5). Khoảng trắng giữa hai dải ô là toán tử giao nhau. Vì A1:A5 và C1:C5 không có ô chung, kết quả là #NULL!.

Cách sửa:

• Sử dụng dấu phẩy (,) để phân tách các đối số hoặc các dải ô riêng biệt: =SUM(A1:A5, C1:C5).

• Sử dụng dấu hai chấm (:) để xác định một dải ô liên tục: =SUM(A1:C5).

9. Công thức hiển thị dưới dạng văn bản thay vì kết quả

Bạn nhập công thức vào ô, nhấn Enter, nhưng Excel chỉ hiển thị nguyên văn công thức đó thay vì tính toán ra kết quả.

Nguyên nhân:

• Chế độ Show Formulas đang bật.

• Ô đang được định dạng là Text: Nếu ô được định dạng là Text trước khi bạn nhập công thức.

• Có dấu nháy đơn (') ở đầu công thức.

Cách sửa:

• Tắt Show Formulas: Vào Formulas → Show Formulas (nhấp để tắt) hoặc nhấn Ctrl + ~.

• Chuyển định dạng ô: Chọn ô bị lỗi → Tab Home → Trong nhóm Number, chuyển từ Text sang General. Sau đó, bạn cần “kích hoạt” lại ô bằng cách nhấn F2 (vào chế độ chỉnh sửa) và nhấn Enter.

10. Excel không tự động tính toán (Chế độ Manual)

Bạn thay đổi dữ liệu đầu vào, nhưng các công thức phụ thuộc không cập nhật kết quả mới.

Nguyên nhân:

Chế độ tính toán của Workbook đã bị chuyển sang Manual (Thủ công), thường để tăng tốc độ xử lý file lớn.

Cách sửa:

• Chuyển về Automatic: Vào Formulas → Calculation Options → Chọn Automatic.

• Buộc tính toán lại ngay lập tức: Nhấn F9 để tính toán lại toàn bộ Workbook, hoặc Shift + F9 để tính toán lại Sheet hiện tại.

11. VLOOKUP trả về kết quả sai vì Approximate Match

Bạn dùng VLOOKUP để tìm thông tin, không báo lỗi #N/A, nhưng kết quả trả về lại sai lệch hoàn toàn so với mong đợi.

Nguyên nhân:

Bạn đã bỏ qua tham số thứ 4 của VLOOKUP hoặc đặt nó là TRUE (Approximate Match). Ở chế độ này, nếu dữ liệu không được sắp xếp tăng dần, kết quả sẽ không thể đoán trước.

Cách sửa:

• Luôn dùng Exact Match: Đặt tham số thứ 4 là FALSE hoặc 0.

• Sắp xếp dữ liệu (nếu dùng Approximate Match): Nếu bạn thực sự cần dò tìm gần đúng, hãy đảm bảo cột đầu tiên được sắp xếp từ nhỏ đến lớn.

• Chuyển sang XLOOKUP: XLOOKUP mặc định là Exact Match, giúp tránh lỗi này hoàn toàn.

12. XLOOKUP hoặc các hàm mới không hoạt động ở bản Excel cũ

Bạn gửi file cho đồng nghiệp, và họ báo rằng các công thức trả về lỗi #NAME?, đặc biệt ở các ô dùng XLOOKUP, FILTER, SORT, UNIQUE.

Nguyên nhân:

Các hàm này là các hàm mảng động mới, chỉ có sẵn trong Excel 365, Excel 2021 trở lên. Các phiên bản cũ hơn (2019, 2016…) không hỗ trợ chúng.

Giải pháp thay thế:

• XLOOKUP: Thay thế bằng INDEX(MATCH()).

• FILTER: Sử dụng Advanced Filter (Tab Data) hoặc các công thức mảng phức tạp (yêu cầu nhấn Ctrl + Shift + Enter ở bản cũ).

• UNIQUE: Sử dụng Remove Duplicates hoặc PivotTable để lấy danh sách duy nhất.

13. Lỗi #SPILL! (Lỗi tràn mảng động)

Lỗi này chỉ xuất hiện trong các phiên bản Excel hỗ trợ mảng động (365/2021+). Lỗi #SPILL! xảy ra khi một công thức mảng cố gắng trả về nhiều kết quả, nhưng vùng cần thiết để hiển thị các kết quả đó (vùng tràn – spill range) đang bị chặn bởi dữ liệu khác.

Nguyên nhân:

Có dữ liệu, dù là một khoảng trắng vô hình, nằm trong vùng mà công thức cần để đổ kết quả.

Cách sửa:

• Xóa vật cản: Nhấp vào ô có lỗi #SPILL!, Excel sẽ hiển thị một đường viền màu xanh chỉ ra vùng cần thiết. Xóa mọi dữ liệu trong vùng đó.

• Sử dụng toán tử @ (Implicit Intersection): Nếu bạn chỉ muốn trả về một giá trị duy nhất trên cùng hàng (giống cách hoạt động của Excel cũ), hãy thêm dấu @ vào trước hàm. Ví dụ: =@FILTER(...).

14. Lỗi #CALC! (Lỗi tính toán mảng phức tạp)

Lỗi #CALC! cũng liên quan đến mảng động, thường xuất hiện khi công cụ tính toán của Excel gặp sự cố khi xử lý một mảng.

Nguyên nhân:

• Mảng lồng nhau quá phức tạp: Sử dụng các hàm như MAKEARRAY, LAMBDA với cấu trúc quá phức tạp.

• Mảng rỗng: Hàm FILTER trả về một mảng không có phần tử nào.

Cách sửa:

• Xử lý mảng rỗng (FILTER): Sử dụng tham số thứ 3 của hàm FILTER để cung cấp giá trị mặc định nếu không tìm thấy gì. =FILTER(array, include, "Không có kết quả").

• Đơn giản hóa công thức: Tách các bước tính toán phức tạp ra các cột phụ hoặc sử dụng hàm LET để làm rõ logic.

15. Chuyển đổi TEXT ↔ NUMBER bị lỗi do Locale (Cài đặt vùng miền)

Bạn nhận được file Excel từ đối tác nước ngoài, các con số hiển thị kỳ lạ hoặc không thể tính toán được.

Nguyên nhân:

Các quốc gia khác nhau sử dụng các dấu phân cách thập phân và hàng nghìn khác nhau (Ví dụ: Việt Nam dùng 1.234,56; Mỹ dùng 1,234.56). Khi mở file không đúng chuẩn Locale, Excel có thể hiểu sai.

Cách sửa:

• Cách 1: Find & Replace: Thay thế dấu phân cách của họ bằng dấu phân cách của bạn.

• Cách 2: Text to Columns nâng cao: Chọn cột → Data → Text to Columns → Next → Next → Ở bước 3, nhấn Advanced... → Thiết lập Decimal separator và Thousands separator theo chuẩn của dữ liệu gốc → OK → Finish.

• Cách 3: Power Query Using Locale (Tốt nhất): Load dữ liệu vào Power Query → Nhấp chuột phải vào cột → Change Type → Using Locale... → Chọn kiểu dữ liệu và Locale của dữ liệu gốc (ví dụ: English (United States)) → OK.

16. Ngày tháng bị đảo lộn định dạng dd/mm và mm/dd

Một lỗi kinh điển gây nhầm lẫn lớn. Ngày 6 tháng 12 có thể bị hiểu thành ngày 12 tháng 6.

Nguyên nhân:

Do sự khác biệt về chuẩn ngày tháng giữa các Locale (Mỹ: mm/dd/yyyy; Việt Nam: dd/mm/yyyy).

Cách sửa:

• Nhập liệu chuẩn: Luôn sử dụng hàm DATE(year, month, day) để nhập ngày tháng.

• Text to Columns (DMY/MDY): Chọn cột → Data → Text to Columns → Next → Next → Ở bước 3, chọn Date và chọn định dạng gốc của dữ liệu (ví dụ: MDY nếu dữ liệu gốc là tháng/ngày/năm) → Finish.

• Power Query Using Locale: Tương tự như lỗi 15.

17. Ngày tháng ở dạng Text không thể tính toán hoặc sắp xếp

Bạn cố gắng sắp xếp dữ liệu theo ngày tháng nhưng thứ tự bị lộn xộn hoặc các hàm ngày tháng (YEAR, MONTH) trả về lỗi #VALUE!.

Nguyên nhân:

Ngày tháng đang được lưu trữ dưới dạng Text thay vì kiểu dữ liệu Date thực sự.

Cách sửa:

• Sử dụng các phương pháp đã đề cập ở Lỗi 16 (Text to Columns DMY/MDY hoặc Power Query Using Locale) để chuyển đổi chúng thành Date thực sự.

• Sử dụng hàm DATEVALUE() nếu định dạng text đó phù hợp với cài đặt Locale của máy bạn.

---

Nhóm 2: Lỗi Dữ liệu & Định dạng (18–26)

Dữ liệu lộn xộn là nguyên nhân hàng đầu dẫn đến kết quả sai lệch. Nhóm này tập trung vào các lỗi liên quan đến việc nhập liệu, làm sạch và định dạng dữ liệu.

18. Cộng tổng thời gian > 24 giờ hiển thị sai

Bạn tính tổng số giờ làm việc, ví dụ 45 giờ, nhưng Excel lại hiển thị là 21:00.

Nguyên nhân:

Định dạng thời gian mặc định (h:mm:ss) sẽ tự động quay vòng sau mỗi 24 giờ.

Cách sửa:

Bạn cần sử dụng định dạng thời gian tích lũy. Chọn ô tổng → Nhấn Ctrl + 1 (Format Cells) → Tab Number → Custom → Trong ô Type, nhập [h]:mm:ss. Dấu ngoặc vuông [] báo cho Excel hiển thị tổng số giờ tích lũy.

19. Mã số dài (CCCD, Mã số thuế) bị chuyển thành dạng khoa học khi mở CSV

Bạn mở file CSV chứa các mã số dài (trên 12 chữ số), và chúng hiển thị dưới dạng ký hiệu khoa học (ví dụ: 1.23E+14) hoặc các chữ số cuối bị làm tròn thành 0.

Nguyên nhân:

Khi mở trực tiếp file CSV bằng cách nhấp đúp, Excel tự động áp dụng định dạng General. Với các số quá dài, General chuyển sang Scientific Notation, dẫn đến mất độ chính xác.

Cách sửa (Nhập CSV đúng cách):

• Không nhấp đúp để mở CSV.

• Sử dụng tính năng Import: Mở Excel → Tab Data → From Text/CSV.

• Trong trình hướng dẫn nhập liệu (Power Query Editor), chỉ định kiểu dữ liệu cho các cột mã số dài là Text trước khi load vào Excel.

20. Lỗi font chữ tiếng Việt (Unicode/UTF-8) khi mở CSV

File CSV chứa tiếng Việt nhưng khi mở trong Excel lại hiển thị các ký tự lạ.

Nguyên nhân:

File CSV được lưu bằng một bảng mã (Encoding) khác với bảng mã mà Excel đang sử dụng để mở nó. Chuẩn phổ biến hiện nay là UTF-8.

Cách sửa:

• Lưu CSV đúng chuẩn: Khi lưu từ Excel, hãy chọn CSV UTF-8 (Comma delimited).

• Nhập CSV đúng cách: Sử dụng Data → From Text/CSV. Trong cửa sổ xem trước, chú ý mục File Origin. Hãy chọn 65001: Unicode (UTF-8).

21. Khoảng trắng ẩn hoặc ký tự lạ làm sai phép so sánh/dò tìm

Hai giá trị nhìn giống hệt nhau nhưng khi so sánh hoặc dùng VLOOKUP lại cho kết quả sai.

Nguyên nhân:

Dữ liệu chứa các ký tự không mong muốn: khoảng trắng thừa ở đầu/cuối/giữa, hoặc các ký tự không in được (thường có khi copy từ Web).

Cách sửa:

• Hàm TRIM: Loại bỏ tất cả khoảng trắng thừa.

• Hàm CLEAN: Loại bỏ các ký tự không in được.

• Kết hợp: =TRIM(CLEAN(A1)).

• Power Query (Tốt nhất): Load dữ liệu vào Power Query → Chọn cột → Transform → Format → Chọn Trim và Clean.

22. Remove Duplicates không phát hiện được các giá trị trùng lặp

Bạn sử dụng tính năng Remove Duplicates nhưng vẫn còn sót lại các mục trùng lặp trong dữ liệu.

Nguyên nhân:

Tương tự lỗi 21, các giá trị nhìn giống nhau nhưng thực tế lại khác nhau do khoảng trắng ẩn, sự khác biệt về viết hoa/viết thường (trong một số trường hợp), hoặc dấu tiếng Việt không thống nhất.

Cách sửa:

• Chuẩn hóa trước khi xóa trùng:

  • Làm sạch khoảng trắng bằng TRIM/CLEAN.

  • Chuẩn hóa viết hoa/thường bằng hàm UPPER, LOWER hoặc PROPER.

23. Remove Duplicates xóa nhầm dữ liệu

Bạn chạy Remove Duplicates và nhận ra mình đã xóa mất những dòng dữ liệu quan trọng.

Nguyên nhân:

• Chọn sai cột làm khóa: Bạn chỉ chọn một vài cột để kiểm tra trùng lặp, trong khi các cột khác có thể chứa thông tin khác biệt quan trọng.

• Remove Duplicates giữ lại bản ghi đầu tiên và xóa các bản ghi sau đó.

Cách sửa:

• Luôn sao lưu dữ liệu.

• Chọn đúng các cột khóa: Xác định rõ tổ hợp các cột nào tạo nên một bản ghi duy nhất.

• Xem trước kết quả: Sử dụng Conditional Formatting → Highlight Duplicate Values để xem trước. Hoặc dùng Advanced Filter → Unique records only để trích xuất danh sách duy nhất ra một vị trí khác.

24. Filter (Bộ lọc) không hoạt động hoặc chỉ lọc một phần dữ liệu

Khi lọc, một phần dữ liệu bên dưới không được bao gồm trong phạm vi lọc.

Nguyên nhân:

• Có hàng hoặc cột trống hoàn toàn xen kẽ trong dữ liệu: Excel tự động xác định vùng dữ liệu dựa trên các ô liền kề. Một hàng trống sẽ ngắt vùng dữ liệu đó.

Cách sửa:

• Loại bỏ hàng/cột trống xen kẽ.

• Chuyển vùng dữ liệu thành Excel Table (Tốt nhất): Chọn vùng dữ liệu → Nhấn Ctrl + T. Table đảm bảo Filter luôn hoạt động đúng trên toàn bộ bảng.

25. Sort (Sắp xếp) sai vì chỉ chọn một cột

Bạn sắp xếp một cột, nhưng các cột liên quan không di chuyển theo, dẫn đến dữ liệu bị xáo trộn hoàn toàn.

Nguyên nhân:

Bạn chỉ chọn một cột duy nhất và thực hiện Sort. Khi Excel hiện cảnh báo “Sort Warning”, bạn đã chọn “Continue with the current selection” thay vì “Expand the selection”.

Cách sửa:

• Luôn chọn “Expand the selection” khi được hỏi.

• Sử dụng Sort trong Table: Nếu dữ liệu là Excel Table (Ctrl + T), việc sắp xếp luôn đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu.

26. Không thể Sort/Filter hoặc bố cục bị vỡ do Merge Cells (Trộn ô)

Merge Cells là một trong những tính năng gây nhiều rắc rối nhất trong Excel khi xử lý dữ liệu.

Nguyên nhân:

Merge Cells ngăn cản việc chọn đúng cột, dẫn đến lỗi khi Sort hoặc Filter và làm sai lệch bố cục khi thay đổi kích thước cột/hàng.

Cách sửa:

• Tuyệt đối tránh dùng Merge Cells cho dữ liệu phân tích.

• Bỏ trộn ô: Chọn các ô đã trộn → Tab Home → Nhấp vào nút Merge & Center để tắt.

• Thay thế bằng Center Across Selection: Để căn giữa văn bản qua nhiều cột mà không trộn ô: Chọn các ô → Nhấn Ctrl + 1 → Tab Alignment → Trong mục Horizontal, chọn Center Across Selection → OK.

---

Nhóm 3: Sắp xếp, Lọc, Pivot & Table (27–33)

Nhóm này tập trung vào các công cụ phân tích dữ liệu mạnh mẽ của Excel và các lỗi thường gặp khi sử dụng chúng.

27. PivotTable không cập nhật dữ liệu mới

Bạn thêm dữ liệu mới vào bảng nguồn, nhưng PivotTable không hiển thị các thay đổi đó.

Nguyên nhân:

• Chưa Refresh: PivotTable không tự động cập nhật theo thời gian thực.

• Phạm vi nguồn dữ liệu không mở rộng: Nếu nguồn dữ liệu là một dải ô cố định (ví dụ: A1:D100), dữ liệu mới ở hàng 101 sẽ không được nhận diện.

Cách sửa:

• Refresh PivotTable: Nhấp chuột phải vào PivotTable → Chọn Refresh. Hoặc vào Tab Data → Refresh All.

• Sử dụng Excel Table làm nguồn (Tốt nhất): Chuyển đổi nguồn dữ liệu thành Excel Table (Ctrl + T). PivotTable dựa trên Table sẽ luôn cập nhật đầy đủ dữ liệu khi Refresh.

28. PivotTable làm chậm file và tăng dung lượng đáng kể

File Excel của bạn trở nên rất nặng và chậm chạp sau khi tạo PivotTable.

Nguyên nhân:

• Lưu trữ Pivot Cache: Mặc định, Excel lưu một bản sao của dữ liệu nguồn trong Pivot Cache cùng với file, làm tăng dung lượng.

Cách sửa:

• Tối ưu hóa Pivot Cache:

  • Tắt Save source data with file: PivotTable Options → Tab Data → Bỏ chọn Save source data with file. (Lưu ý: Bạn phải đảm bảo dữ liệu nguồn có sẵn khi Refresh).

• Giảm dữ liệu nguồn: Chỉ load các cột cần thiết.

• Tối ưu hóa Data Model (Nếu dùng): Sử dụng Power Pivot cho dữ liệu lớn giúp nén dữ liệu tốt hơn.

29. Slicer không lọc được tất cả các PivotTable

Bạn dùng Slicer để lọc Dashboard, nhưng chỉ một vài PivotTable cập nhật.

Nguyên nhân:

• Slicer chưa được kết nối với tất cả PivotTable.

• Các PivotTable sử dụng các nguồn dữ liệu khác nhau (khác Cache).

Cách sửa:

• Kết nối Slicer: Nhấp chuột phải vào Slicer → Report Connections... → Đánh dấu vào tất cả các PivotTable bạn muốn Slicer điều khiển.

• Đảm bảo cùng nguồn/Cache: Tạo các PivotTable từ cùng một nguồn dữ liệu.

30. Data Validation (Dropdown list) bị lỗi hoặc không cập nhật

Danh sách thả xuống tạo bằng Data Validation không hiển thị đầy đủ các mục mới.

Nguyên nhân:

• Nguồn là dải ô cố định: Nguồn của danh sách không tự cập nhật khi thêm dữ liệu.

Cách sửa:

• Sử dụng Excel Table làm nguồn (Tốt nhất): Chuyển danh sách nguồn thành Table. Tạo một Named Range tham chiếu đến cột của Table đó và sử dụng Named Range này làm nguồn cho Data Validation.

• Sử dụng Named Range động (Cổ điển): Sử dụng hàm OFFSET hoặc INDEX để tạo một Named Range tự động điều chỉnh kích thước.

31. Excel Table tự động mở rộng không mong muốn

Bạn làm việc gần một Excel Table, và nó tự động mở rộng để bao gồm các ô bạn vừa nhập liệu, làm hỏng bố cục.

Nguyên nhân:

Tính năng AutoExpand của Table được kích hoạt khi phát hiện dữ liệu được nhập ngay bên cạnh Table.

Cách sửa:

• Tắt AutoExpand: Vào File → Options → Proofing → AutoCorrect Options... → Tab AutoFormat As You Type → Bỏ chọn Include new rows and columns in table.

• Giữ khoảng cách: Để lại ít nhất một hàng hoặc cột trống hoàn toàn giữa Table và các vùng dữ liệu khác.

32. Structured References (Tham chiếu có cấu trúc) khó đọc

Khi làm việc với Table, Excel tự động chuyển đổi tham chiếu A1 thành các tham chiếu có cấu trúc như Table1[@DoanhThu].

Cách sửa:

• Đây là một tính năng hữu ích, nhưng nếu bạn không thích:

  • Tắt tạm thời: Vào File → Options → Formulas → Trong mục Working with formulas, bỏ chọn Use table names in formulas. (Không khuyến khích).

33. Lỗi Circular Reference (Tham chiếu vòng tròn)

Excel hiển thị cảnh báo “There are one or more circular references…”.

Nguyên nhân:

Một công thức đang tham chiếu trực tiếp hoặc gián tiếp đến chính nó. Ví dụ: Ô A1 có công thức =A1+B1.

Cách sửa:

• Tìm vị trí lỗi: Vào Formulas → Error Checking → Circular References. Excel sẽ liệt kê các ô đang bị tham chiếu vòng tròn.

• Sửa lại logic công thức: Thiết kế lại công thức để loại bỏ sự phụ thuộc vòng tròn.

• Sử dụng Iterative Calculation (Nếu có chủ đích): Trong một số mô hình tài chính, tham chiếu vòng tròn là có chủ đích. Bật tính toán lặp: File → Options → Formulas → Đánh dấu vào Enable iterative calculation.

---

Nhóm 4: Hiệu năng & Độ ổn định (34–42) 

Excel chậm chạp hoặc thường xuyên bị treo là một vấn đề lớn. Nhóm này giúp bạn tối ưu hóa hiệu năng và tăng cường độ ổn định cho file Excel của mình.

34. Sử dụng hàm biến động (Volatile Functions) gây chậm

File của bạn tính toán lại rất chậm mỗi khi bạn thực hiện bất kỳ thay đổi nào.

Nguyên nhân:

Sử dụng quá nhiều các hàm biến động như OFFSET, INDIRECT, NOW(), TODAY(), RAND(). Các hàm này được tính toán lại mỗi khi có bất kỳ thay đổi nào trong workbook.

Cách sửa:

• Thay thế INDIRECT và OFFSET: Cố gắng thay thế bằng hàm INDEX kết hợp với MATCH hoặc sử dụng Structured References. INDEX không phải là hàm volatile và hiệu quả hơn nhiều.

• Hạn chế NOW()/TODAY(): Chỉ dùng một ô duy nhất chứa hàm NOW()/TODAY() và tham chiếu đến ô đó.

35. Workbook quá nặng (Dung lượng file lớn)

File Excel có dung lượng lớn bất thường dù dữ liệu không nhiều.

Nguyên nhân:

• Vùng sử dụng thừa (Excess Used Range): Excel lưu trữ thông tin về các ô đã từng được sử dụng, ngay cả khi chúng hiện đang trống.

• Quá nhiều định dạng hoặc Conditional Formatting.

• Hình ảnh không được nén.

• Named Range bị lỗi.

Cách sửa:

• Reset Used Range: Trong mỗi sheet, nhấn Ctrl + End để tìm ô cuối cùng được sử dụng. Nếu nó ở quá xa dữ liệu thực tế, hãy xóa các hàng/cột trống thừa bên dưới và bên phải dữ liệu. Sau đó Lưu file lại.

• Nén ảnh: Chọn ảnh → Tab Picture Format → Compress Pictures.

• Dọn dẹp Named Range lỗi.

• Lưu dưới dạng Binary Workbook (.xlsb): Định dạng này thường nhỏ gọn và tải nhanh hơn .xlsx.

36. Conditional Formatting chồng chéo hoặc áp dụng sai phạm vi

Conditional Formatting (CF) dễ bị lạm dụng, gây chậm file và kết quả hiển thị sai.

Nguyên nhân:

• Quá nhiều quy tắc trùng lặp: Thường xảy ra khi Copy/Paste dữ liệu.

• Áp dụng cho toàn bộ cột/hàng: Áp dụng CF cho toàn bộ cột thay vì chỉ vùng dữ liệu cần thiết.

Cách sửa:

• Quản lý quy tắc: Vào Home → Conditional Formatting → Manage Rules....

• Hợp nhất và xóa quy tắc trùng lặp.

• Tối ưu hóa phạm vi áp dụng (Applies to): Chỉnh sửa phạm vi áp dụng chỉ bao gồm vùng dữ liệu thực tế (ví dụ: $A$1:$D$1000 thay vì $A:$D).

37. External Links (Liên kết ngoài) bị đứt hoặc không cập nhật

File của bạn tham chiếu đến dữ liệu từ các workbook khác, và xuất hiện cảnh báo “Update Links” hoặc lỗi #REF!.

Nguyên nhân:

File nguồn bị di chuyển, đổi tên hoặc xóa.

Cách sửa:

• Quản lý liên kết: Vào Data → Edit Links.

• Cập nhật nguồn: Sử dụng Change Source... để trỏ đến vị trí mới của file nguồn.

• Ngắt liên kết: Sử dụng Break Link để chuyển đổi các công thức liên kết thành giá trị tĩnh.

• Tìm liên kết ẩn: Kiểm tra Name Manager để tìm các tham chiếu đến workbook ngoài.

38. Lỗi Schema khi Refresh Power Query

Khi Refresh Power Query, truy vấn báo lỗi liên quan đến tên cột hoặc kiểu dữ liệu (ví dụ: “The column ‘…’ of the table wasn’t found”).

Nguyên nhân (Schema Drift):

Cấu trúc của dữ liệu nguồn đã bị thay đổi (tên cột, xóa cột, kiểu dữ liệu).

Cách sửa (Xây dựng truy vấn linh hoạt):

• Sử dụng các bước ổn định: Sử dụng Choose Columns để chỉ giữ lại các cột cần thiết.

• Kiểm tra các bước Applied Steps: Khi lỗi xảy ra, xem lại các bước trong Power Query Editor, đặc biệt là các bước Renamed Columns và Changed Type, để xác định nơi sự cố bắt đầu và điều chỉnh lại.

39. Lỗi Driver (OLE DB/ODBC) khi kết nối cơ sở dữ liệu

Bạn cố gắng kết nối Excel với cơ sở dữ liệu (SQL Server, Access…) và nhận được thông báo lỗi về driver hoặc DSN.

Nguyên nhân:

• Thiếu driver hoặc phiên bản không tương thích (32-bit vs 64-bit).

• Chuỗi kết nối (Connection String) hoặc DSN sai.

• Vấn đề về quyền truy cập.

Cách sửa:

• Cài đặt đúng driver: Tải và cài đặt driver OLE DB hoặc ODBC phù hợp.

• Đảm bảo tương thích bit: Phiên bản driver phải khớp với phiên bản Excel (không phải phiên bản Windows).

• Kiểm tra lại thông tin kết nối và quyền truy cập.

40. Không thể chèn hoặc xóa hàng/cột

Bạn cố gắng chèn một cột mới nhưng Excel báo lỗi “Cannot shift objects off sheet” hoặc nút Insert/Delete bị mờ đi.

Nguyên nhân:

• Dữ liệu hoặc đối tượng ở ô cuối cùng của sheet.

• Sheet đang được bảo vệ (Protect Sheet).

• Đang sử dụng Group/Outline hoặc Data Table (What-if Analysis).

Cách sửa:

• Xóa dữ liệu thừa ở cuối sheet: (xem Lỗi 35).

• Gỡ bảo vệ Sheet: Vào Review → Unprotect Sheet.

• Bỏ Group/Outline: Vào Data → Ungroup hoặc Clear Outline.

41. Protect Sheet chặn các thao tác mong muốn (Sort/Filter/Format)

Bạn khóa sheet để bảo vệ công thức, nhưng sau đó người dùng không thể sử dụng các tính năng cơ bản.

Nguyên nhân:

Khi bật Protect Sheet, mặc định Excel sẽ khóa tất cả các ô và hạn chế hầu hết các thao tác.

Cách sửa:

• Cho phép thao tác cụ thể: Trước khi bật Protect Sheet, trong hộp thoại Protect Sheet, hãy đánh dấu vào các hành động bạn muốn cho phép người dùng thực hiện (ví dụ: Sort, Use AutoFilter, Format cells).

• Mở khóa các ô nhập liệu: Trước khi Protect, chọn các ô người dùng được phép chỉnh sửa → Ctrl + 1 → Tab Protection → Bỏ chọn Locked.

42. File bị hỏng (Corrupted) hoặc báo lỗi “We found a problem with some content”

Bạn không thể mở file Excel hoặc khi mở thì nhận được thông báo lỗi về nội dung bị hỏng.

Nguyên nhân:

Tắt máy đột ngột, sự cố mạng khi lưu file, lỗi phần cứng, hoặc file quá phức tạp.

Cách sửa (Cứu dữ liệu):

• Cách 1: Open and Repair: Mở Excel → File → Open → Browse → Chọn file bị lỗi → Nhấp vào mũi tên nhỏ bên cạnh nút Open → Chọn Open and Repair.... Thử Repair, nếu không được thì thử Extract Data.

• Cách 2: Mở ở chế độ Manual Calculation: Mở Excel mới → Thiết lập Manual Calculation. Sau đó thử mở file lỗi.

• Cách 3 (Nâng cao): Cứu dữ liệu qua Zip: Đổi đuôi file từ .xlsx thành .zip → Giải nén file → Tìm thư mục xl/worksheets để lấy dữ liệu thô dưới dạng XML.

• Thực tiễn tốt nhất: Luôn sao lưu hoặc sử dụng Version History trên OneDrive/SharePoint.

---

Nhóm 5: Kết nối & Power Query (43–46) 

Trong Excel hiện đại, Power Query (Get & Transform Data) là công cụ không thể thiếu. Dưới đây là các lỗi thường gặp khác ngoài Lỗi 38 và 39 đã đề cập.

43. Lỗi “DataFormat.Error” khi chuyển đổi kiểu dữ liệu

Lỗi này xảy ra trong Power Query khi bạn cố gắng chuyển đổi một cột sang kiểu dữ liệu (ví dụ Date, Number), nhưng dữ liệu trong cột đó không đồng nhất hoặc không đúng định dạng.

Nguyên nhân:

• Dữ liệu lộn xộn (vừa có số, vừa có chữ).

• Locale không phù hợp (xem Lỗi 15, 16).

Cách sửa:

• Sử dụng Using Locale (Tốt nhất): Nhấp chuột phải vào cột → Change Type → Using Locale... và chọn đúng định dạng gốc của dữ liệu.

• Lọc bỏ giá trị lỗi: Trước khi chuyển đổi kiểu dữ liệu, sử dụng Remove Errors hoặc Replace Errors để xử lý các giá trị không hợp lệ.

44. Lỗi “Expression.Error: The key didn’t match any rows in the table”

Lỗi này thường xảy ra ở bước Navigation hoặc khi thực hiện Merge Queries.

Nguyên nhân:

• Khi Navigation: Bạn cố gắng truy cập một Sheet hoặc Table trong file nguồn bằng tên, nhưng tên đó đã thay đổi hoặc không tồn tại.

• Khi Merge: Khóa dò tìm không khớp giữa hai bảng (tương tự lỗi #N/A).

Cách sửa:

• Kiểm tra bước Navigation: Đảm bảo tên Sheet/Table trong file nguồn không thay đổi.

• Kiểm tra khóa Merge: Đảm bảo kiểu dữ liệu và giá trị của các cột khóa khớp nhau. Sử dụng Trim/Clean trước khi Merge.

45. Refresh dữ liệu từ Web (From Web) bị lỗi cấu trúc trang

Bạn sử dụng Power Query để lấy dữ liệu từ một trang web, nhưng đột nhiên truy vấn bị lỗi.

Nguyên nhân:

Cấu trúc HTML của trang web đã thay đổi. Power Query không còn tìm thấy dữ liệu ở vị trí cũ.

Cách sửa:

• Chỉnh sửa truy vấn: Mở Power Query Editor, quay lại các bước Source và Navigation. Bạn có thể cần phải chọn lại bảng dữ liệu mong muốn từ cấu trúc mới của trang web.

• Sử dụng API (Nếu có): API ổn định và đáng tin cậy hơn việc lấy dữ liệu từ giao diện HTML.

46. Lỗi quyền riêng tư (Privacy Levels) khi kết hợp dữ liệu

Khi cố gắng kết hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau (ví dụ: file nội bộ và dữ liệu Web), bạn nhận được cảnh báo về Privacy Levels hoặc lỗi “Formula.Firewall”.

Nguyên nhân:

Tường lửa dữ liệu của Power Query đang ngăn chặn việc vô tình gửi dữ liệu nhạy cảm từ nguồn riêng tư sang nguồn công khai.

Cách sửa:

• Thiết lập Privacy Levels: Khi được hỏi, hãy thiết lập mức độ riêng tư phù hợp cho từng nguồn dữ liệu (Private, Organizational, hoặc Public).

• Tắt Firewall (Cân nhắc rủi ro): Trong Query Options → Privacy → Chọn Ignore the Privacy Levels and potentially improve performance. Chỉ dùng cách này nếu bạn hiểu rõ rủi ro bảo mật.

---

Nhóm 6: In ấn & Trình bày (47–50) 

In ấn trong Excel là một trong những công việc gây khó chịu nhất nếu không được thiết lập đúng cách.

47. In bị tràn trang, mất cột hoặc quá nhỏ

Đây là lỗi kinh điển nhất. Báo cáo của bạn bị chia thành nhiều trang một cách lộn xộn hoặc nội dung bị co lại quá nhỏ.

Cách sửa (Quy trình chuẩn):

Thực hiện theo thứ tự ưu tiên sau:

1. Thiết lập cơ bản (Page Layout):

   • Orientation: Chọn Landscape (Ngang) nếu báo cáo rộng.

   • Margins: Chọn Narrow để tối đa hóa không gian.

2. Thiết lập vùng in (Print Area): Chọn chính xác vùng dữ liệu bạn muốn in → Page Layout → Print Area → Set Print Area.

3. Kiểm soát ngắt trang (Page Break Preview): Vào View → Page Break Preview. Kéo thả các đường màu xanh để điều chỉnh cách ngắt trang theo ý muốn.

4. Co giãn tỷ lệ (Scale to Fit) (Chỉ dùng khi cần thiết): Vào Page Layout → Nhóm Scale to Fit.

   • Đặt Width thành 1 page.

   • Đặt Height thành Automatic hoặc số trang cụ thể.

48. Nút Print Titles bị mờ (Grayed out) không bấm được

Bạn muốn lặp lại tiêu đề hàng/cột ở mỗi trang in bằng Print Titles, nhưng nút này bị mờ đi.

Nguyên nhân:

• Đang ở chế độ chỉnh sửa ô (Edit Cell).

• Đang nhóm nhiều Sheet (Group Sheets).

• Đang ở chế độ xem Page Layout View.

Cách sửa:

• Nhấn Esc để thoát khỏi chế độ chỉnh sửa ô.

• Nhấp chuột phải vào một tab sheet và chọn Ungroup Sheets.

• Chuyển về chế độ xem View → Normal.

49. Biểu đồ (Chart) không cập nhật dữ liệu mới

Bạn thêm dữ liệu mới vào bảng nguồn, nhưng biểu đồ không tự động cập nhật.

Nguyên nhân:

Nguồn dữ liệu của biểu đồ là một dải ô cố định.

Cách sửa:

• Sử dụng Excel Table làm nguồn (Tốt nhất): Chuyển đổi nguồn dữ liệu thành Table (Ctrl + T) trước khi tạo biểu đồ.

• Sử dụng Named Range động: Tạo một Named Range động (dùng OFFSET hoặc INDEX) làm nguồn cho biểu đồ.

• Chỉnh sửa thủ công: Nhấp vào biểu đồ → Chart Design → Select Data.

50. Trục ngày tháng (Date Axis) trên biểu đồ hiển thị sai hoặc lộn xộn

Trục X là ngày tháng, nhưng hiển thị không đúng thứ tự, khoảng cách không đều, hoặc hiển thị các số thay vì ngày.

Nguyên nhân:

• Dữ liệu ngày tháng là Text (xem Lỗi 17).

• Thiết lập Axis Type không phù hợp.

Cách sửa:

• Chuẩn hóa dữ liệu nguồn: Đảm bảo cột ngày tháng là kiểu dữ liệu Date thực sự.

• Chỉnh sửa Axis Type: Nhấp chuột phải vào trục ngày tháng trên biểu đồ → Format Axis.... Trong Axis Options, kiểm tra Axis Type.

  • Chọn Date axis để Excel tự động nhóm ngày tháng và đảm bảo khoảng cách thời gian đúng tỷ lệ.

  • Chọn Text axis nếu bạn muốn hiển thị chính xác từng ngày tháng như các nhãn riêng biệt.

---

Câu hỏi thường gặp (FAQ) 

1) Làm sao để phân biệt lỗi do công thức hay do dữ liệu đầu vào?

Trả lời: Bước đầu tiên là xem mã lỗi. Các mã như #VALUE!, #REF!, #NAME? thường chỉ ra vấn đề về cú pháp công thức hoặc tham chiếu. Nếu công thức không trả về mã lỗi nhưng kết quả sai (ví dụ: SUM trả về 0), thì 99% nguyên nhân là do dữ liệu đầu vào không chuẩn: “text number”, ngày tháng dạng text, khoảng trắng ẩn, hoặc sự khác biệt về cài đặt vùng miền (Locale).

2) Tôi đã kiểm tra công thức SUMIFS rất kỹ nhưng vẫn không cộng được?

Trả lời: Như đã đề cập ở Lỗi số 2, nguyên nhân phổ biến nhất là do cột cần tính tổng hoặc cột điều kiện đang ở định dạng “text number”. Giải pháp nhanh: Chọn cột bị lỗi → Data → Text to Columns → Nhấn Finish.

3) VLOOKUP rất hay sai và khó dùng. Tôi có nên chuyển sang XLOOKUP không?

Trả lời: Hoàn toàn nên, nếu bạn đang sử dụng Excel 365 hoặc Excel 2021. XLOOKUP khắc phục hầu hết các nhược điểm của VLOOKUP (mặc định tìm kiếm chính xác, không lỗi khi chèn/xóa cột, tìm kiếm linh hoạt hơn). Nếu bạn dùng phiên bản cũ hơn, hãy sử dụng tổ hợp INDEX(MATCH()).

4) File Excel của tôi quá chậm và thường xuyên bị treo. Cách xử lý nhanh nhất là gì?

Trả lời: Để cải thiện hiệu năng nhanh chóng, hãy thực hiện các bước sau:

1. Giảm hàm biến động: Hạn chế OFFSET, INDIRECT, RAND.

2. Dọn dẹp Conditional Formatting: Xóa các quy tắc chồng chéo.

3. Chuyển dữ liệu sang Excel Table.

4. Lưu dưới dạng .xlsb (Binary Workbook).

5. Nếu dữ liệu rất lớn, sử dụng Power Query và Data Model (Power Pivot).

5) Làm thế nào để in báo cáo Excel vừa vặn trên một trang A4?

Trả lời: Quy trình chuẩn là:

1. Chuyển sang Landscape (Ngang) và Narrow Margins.

2. Thiết lập Print Area.

3. Sử dụng View → Page Break Preview để điều chỉnh ngắt trang thủ công.

4. Cuối cùng, sử dụng Page Layout → Scale to Fit → Đặt Width là 1 page. Cần lưu ý không nên co giãn quá mức khiến chữ bị nhỏ.

---

Kết luận

Excel là một công cụ phức tạp và việc gặp lỗi là điều không thể tránh khỏi. Tuy nhiên, bằng cách hiểu rõ nguyên nhân gốc rễ của các lỗi Excel phổ biến và áp dụng các giải pháp cũng như thực tiễn tốt nhất được trình bày trong hướng dẫn này, bạn hoàn toàn có thể làm chủ công cụ này.

Hy vọng bài viết này sẽ là cẩm nang toàn diện giúp bạn tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả công việc với Microsoft Excel.