Đã bao giờ sếp gọi bạn vào và hỏi một câu đơn giản: “Tháng này chúng ta đặt mục tiêu Lợi nhuận 2 tỷ. Em tính giúp anh xem vậy mình cần bán chính xác bao nhiêu sản phẩm?”
Bạn xem thêm:
- 7 sai lầm khi vẽ biểu đồ Excel và cách sửa nhanh
- 30+ phím tắt Excel công sở: Tăng tốc x5
- VLOOKUP là gì? Hướng dẫn A–Z & Khi nào nên dùng INDEX+MATCH hoặc XLOOKUP
Và bạn… “đứng hình”.
Bạn mở file Excel lên. Bạn biết Lợi nhuận = Doanh thu - Chi phí. Nhưng bạn hoàn toàn không biết làm sao để “giải ngược” bài toán đó. Bạn bắt đầu thay đổi con số ở ô “Số lượng bán” một cách thủ công… 10.000 sản phẩm? 12.000 sản phẩm? 11.500 sản phẩm?… cho đến khi ô “Lợi nhuận” nhảy về con số gần 2 tỷ.
Sự thật là, đây là khoảnh khắc phân biệt giữa một nhân viên “báo cáo số liệu” (reporting) và một nhân viên “phân tích, lập kế hoạch” (planning).
Nếu bạn muốn ngừng việc “thử và sai” và bắt đầu phân tích như một chuyên gia, bạn cần biết cách dùng Goal Seek và Scenario – hai công cụ “Tiên tri” bị ẩn giấu ngay trong Excel.
Bài viết này là hướng dẫn chi tiết dành cho người không chuyên tài chính, giúp bạn làm chủ bộ công cụ What-If Analysis (Phân tích “Nếu-Thì”) này để trả lời mọi câu hỏi của sếp và lập kế hoạch kinh doanh như một chuyên gia thực thụ.
1. Tại Sao 99% Người Dùng Không Bao Giờ Chạm Đến Các Công Cụ Này?
Hầu hết chúng ta dùng Excel để ghi lại những gì đã xảy ra. Rất ít người dùng Excel để dự đoán những gì sắp xảy ra. Nguyên nhân gốc rễ là nỗi sợ.
Các thuật ngữ như “Goal Seek”, “Scenario Manager” hay “Solver” nghe có vẻ “cao siêu”, phức tạp và giống như chỉ dành cho dân tài chính chuyên nghiệp.
Sai lầm 1: Dùng phương pháp “Thử và Sai” (Trial and Error)
Như ví dụ ở đầu bài. Bạn thay đổi ô “Số lượng” bằng tay. Đây là cách làm việc cực kỳ thiếu chuyên nghiệp, tốn thời gian và không bao giờ cho ra con số chính xác tuyệt đối. Khi sếp hỏi bạn “Làm sao em ra số này?”, bạn chỉ có thể trả lời “Em… đoán”.
Sai lầm 2: Bối rối không biết dùng công cụ nào
Bạn có thể đã nghe nói về Goal Seek, Scenario Manager, Data Tables và Solver. Chúng đều nằm trong nhóm “What-If Analysis”. Nhưng bạn hoàn toàn không biết:
- Khi nào dùng Goal Seek?
- Khi nào dùng Scenario?
- Chúng khác nhau thế nào? Sự bối rối này khiến bạn không bao giờ dám thử.
Sai lầm 3: Thảm họa lớn nhất – Mô hình Excel không “sống”
Đây là sai lầm chết người. Bạn mở file Excel và nhập vào các con số:
- Ô B1: Doanh thu (gõ số
5,000,000,000) - Ô B2: Chi phí (gõ số
3,000,000,000) - Ô B3: Lợi nhuận (gõ số
2,000,000,000)
Bạn đã nhập “chết” các con số. Các ô này không có mối liên hệ gì với nhau. Goal Seek và Scenario hoàn toàn không thể hoạt động trên một file Excel như thế này. Chúng chỉ hoạt động khi các ô được liên kết bằng công thức.
Nếu ô Lợi nhuận (B3) không phải là công thức =(B1-B2), toàn bộ các công cụ phân tích của Excel sẽ vô dụng.
2. Chìa Khóa Nằm Ở “Mô Hình Hóa”
Trước khi học cách dùng Goal Seek và Scenario, bạn phải nắm vững tư duy này.
Nguyên tắc 1: Xây dựng một “Mô hình” (Model)
Một “mô hình” chỉ đơn giản là một bảng tính nơi các ô liên kết với nhau bằng công thức. Bạn phải xác định rõ:
- Inputs (Đầu vào): Các biến số bạn có thể thay đổi (ví dụ: Số lượng bán, Giá bán, Chi phí quảng cáo).
- Outputs (Đầu ra): Kết quả cuối cùng bạn muốn theo dõi (ví dụ: Lợi nhuận, Doanh thu, Hòa vốn).
QUAN TRỌNG: Ô “Đầu ra” (Output) PHẢI là một công thức phụ thuộc vào các ô “Đầu vào” (Inputs).
Ví dụ mô hình đơn giản:
B1 (Input): Số lượng bán (gõ số 10.000)B2 (Input): Giá bán (gõ số 500.000)B3 (Output): Doanh thu (gõ công thức=B1*B2)
Đây là một “mô hình”. Khi bạn thay đổi B1, B3 sẽ tự động thay đổi. Giờ thì các công cụ What-If mới có thể phát huy tác dụng.
Nguyên tắc 2: Phân biệt rõ các “Nhà Tiên Tri”
Đây là cách phân biệt 3 công cụ chính cho người mới bắt đầu:
- Goal Seek (Tìm mục tiêu – Đơn biến):
- Bạn biết: Kết quả cuối cùng (Mục tiêu: Lợi nhuận 2 tỷ).
- Bạn muốn tìm: 1 biến đầu vào (Cần bán bao nhiêu sản phẩm?).
- Cách dùng: Nhanh, đơn giản, giải bài toán ngược.
- Scenario Manager (Quản lý Kịch bản – Đa biến):
- Bạn có: Nhiều bộ “đầu vào” khác nhau (Kịch bản Tốt, Kịch bản Xấu, Kịch bản Trung bình).
- Bạn muốn xem: Kết quả cuối cùng (Lợi nhuận) sẽ là bao nhiêu trong từng kịch bản đó?
- Cách dùng: So sánh nhiều phương án để trình sếp.
- Solver (Giải bài toán – Tối ưu hóa):
- Bạn muốn: Tối ưu kết quả (Lợi nhuận CAO NHẤT, hoặc Chi phí THẤP NHẤT).
- Bằng cách: Thay đổi nhiều biến đầu vào.
- Với: Các điều kiện ràng buộc (ví dụ: Ngân sách không quá 1 tỷ, Số lượng sản xuất không quá 50.000…).
- Cách dùng: Phức tạp và mạnh mẽ nhất, dùng để tối ưu hóa.
Bài viết này sẽ tập trung vào 2 công cụ phổ biến nhất: Goal Seek và Scenario.
3. Cách Dùng Goal Seek (Giải Bài Toán Ngược)
Hãy trả lời câu hỏi của sếp: “Cần bán bao nhiêu sản phẩm để đạt Lợi nhuận 2 tỷ?”
Bước 1: Xây Dựng Mô Hình (Bắt Buộc)
Bạn phải lập một mô hình tính lợi nhuận. Đừng nhập số chết!
- Ô
B1: Giá bán/SP (gõ số500,000) - Ô
B2: Chi phí biến đổi/SP (gõ số300,000) - Ô
B3: Số lượng bán (gõ số10,000– con số giả định ban đầu) - Ô
B4: Chi phí cố định (gõ số1,000,000,000– 1 tỷ) - Ô
B5: Lợi nhuận (Đây là ô quan trọng nhất!)- Gõ công thức:
=(B1-B2)*B3 - B4 - Kết quả (hiện tại):
(500k-300k)*10k - 1tỷ = 1,000,000,000(1 tỷ)
- Gõ công thức:
Mô hình đã sẵn sàng. Ô B5 (Lợi nhuận) là một công thức phụ thuộc vào ô B3 (Số lượng bán).
Bước 2: Mở Goal Seek
What: Kích hoạt công cụ Goal Seek.
Why: Để ra lệnh cho Excel giải bài toán.
How:
- Vào tab Data.
- Trong nhóm Forecast, bấm vào What-If Analysis.
- Chọn Goal Seek…
Bước 3: Điền 3 Tham Số Vàng
Một hộp thoại nhỏ sẽ xuất hiện với 3 ô:
Set cell:(Thiết lập ô): Đây là ô chứa công thức mục tiêu.- How: Bấm vào ô
B5(ô Lợi nhuận).
- How: Bấm vào ô
To value:(Đến giá trị): Đây là mục tiêu bạn muốn đạt được.- How: Gõ
2000000000(2 tỷ).
- How: Gõ
By changing cell:(Bằng cách thay đổi ô): Đây là ô “Input” bạn muốn Excel thay đổi.- How: Bấm vào ô
B3(ô Số lượng bán).
- How: Bấm vào ô
Diễn giải: Bạn vừa ra lệnh cho Excel: “Hãy thay đổi ô B3 (Số lượng) cho đến khi ô B5 (Lợi nhuận) bằng đúng 2.000.000.000.”
Bước 4: Nhấn OK và Xem Phép Thuật
What: Excel sẽ chạy hàng trăm phép tính trong 1 giây.
Why: Nó đang “thử và sai” với tốc độ máy tính để tìm ra đáp án chính xác.
How:
- Nhấn OK.
- Excel sẽ báo “Goal Seek has found a solution.” (Đã tìm thấy giải pháp).
- Ô
B3(Số lượng bán) của bạn giờ sẽ tự động đổi thành15,000. - Ô
B5(Lợi nhuận) của bạn sẽ hiển thị chính xác2,000,000,000.
Example (Kết luận): Bạn đã có câu trả lời cho sếp: “Thưa sếp, để đạt lợi nhuận 2 tỷ, với giá bán và chi phí hiện tại, chúng ta cần bán chính xác 15.000 sản phẩm.” Cực kỳ chuyên nghiệp!
4. Cách Dùng Scenario Manager (Trình Bày Nhiều Kịch Bản)
Sếp của bạn rất hài lòng và hỏi tiếp: “Hay đấy. Giờ em làm cho anh 3 kịch bản: Lạc quan, Bi quan, và Trung bình. Xem Lợi nhuận thế nào?”
Đây là lúc Goal Seek “bó tay” vì nó chỉ giải được 1 biến. Bạn cần Scenario Manager.
Bước 1: Vẫn Dùng Mô Hình Cũ
Chúng ta vẫn dùng mô hình B1 đến B5. Nhưng giờ các ô “đầu vào” (Inputs) có thể thay đổi là:
B1(Giá bán)B2(Chi phí biến đổi)B3(Số lượng bán)
Bước 2: Mở Scenario Manager
What: Kích hoạt công cụ Quản lý Kịch bản. How:
- Vào tab Data -> What-If Analysis.
- Chọn Scenario Manager…
Bước 3: Thêm Kịch Bản 1 – “Kịch bản Trung bình”
What: Lưu lại các giá trị hiện tại làm mốc so sánh.
How:
- Trong hộp thoại Scenario Manager, nhấn nút Add…
Scenario name:Gõ “Kich ban Trung binh”.Changing cells:(Các ô thay đổi): Bôi đen$B$1:$B$3. (Giá bán, Chi phí VĐ, Số lượng).- Nhấn OK.
- Một hộp thoại mới hiện ra, hiển thị các giá trị hiện tại (500000, 300000, 10000). Giữ nguyên và nhấn OK.
Bước 4: Thêm Kịch Bản 2 – “Kịch bản Lạc quan”
What: Giả lập một tình huống kinh doanh tốt.
How:
- Nhấn Add… một lần nữa.
Scenario name:Gõ “Kich ban Lac quan”.Changing cells:Vẫn là$B$1:$B$3.- Nhấn OK.
- Hộp thoại giá trị hiện ra. Thay đổi các con số:
B1(Giá bán):550000(Giá tăng)B2(Chi phí VĐ):280000(Chi phí giảm)B3(Số lượng):12000(Bán được nhiều hơn)
- Nhấn OK.
Bước 5: Thêm Kịch Bản 3 – “Kịch bản Bi quan”
Làm tương tự, nhấn Add…, gõ “Kich ban Bi quan” và nhập các con số thấp hơn (ví dụ: Giá bán 450000, Chi phí VĐ 320000, Số lượng 8000).
Bước 6: Tạo Báo Cáo Tóm Tắt (Tuyệt chiêu)
What: Xuất 3 kịch bản ra một báo cáo tự động để nộp cho sếp.
Why: Đây là mục đích cuối cùng. Không ai trình bày bằng cách bấm “Show” từng kịch bản.
How:
- Trong cửa sổ Scenario Manager (bạn đang thấy 3 kịch bản), nhấn nút Summary…
- Một hộp thoại nhỏ hiện ra.
- Đảm bảo đã chọn
Scenario summary. Result cells:(Ô kết quả): Bấm vào ô chứa kết quả cuối cùng của bạn. Đó là ô$B$5(Lợi nhuận).- Nhấn OK.
Example (Kết quả): Excel sẽ tự động tạo một Sheet mới có tên “Scenario Summary”. Sheet này là một bảng báo cáo hoàn hảo, tóm tắt rõ ràng:
- Cột 1: “Current Values” (Giá trị hiện tại)
- Cột 2: “Kich ban Trung binh”
- Cột 3: “Kich ban Lac quan”
- Cột 4: “Kich ban Bi quan”
- … và ở dòng cuối cùng (Result Cell
B5), nó hiển thị Lợi nhuận tương ứng của từng kịch bản.
Giờ bạn chỉ việc in bảng này ra (hoặc copy vào email) và gửi cho sếp.
5. Biết Bấm Nút, Nhưng Không Hiểu Gốc
Bạn đã biết cách dùng Goal Seek và Scenario. Xin chúc mừng, bạn đã vượt qua 95% người dùng Excel.
Nhưng bạn có nhận ra không? Sức mạnh không nằm ở việc “bấm nút”. Sức mạnh nằm ở Bước 1: Xây Dựng Mô Hình.
Nếu mô hình của bạn sai, nếu bạn nhập sai công thức =(B1-B2)*B3 - B4, thì Goal Seek và Scenario sẽ cho bạn một kết quả SAI một cách cực kỳ tự tin.
Tự học trên Google sẽ chỉ cho bạn “cách bấm”. Nhưng bạn cần một lộ trình bài bản để hiểu “tại sao”:
- Tại sao phải dùng hàm này?
- Tại sao mô hình phải “sống”?
- Làm thế nào để liên kết kỹ năng này với các kỹ năng khác, như dùng Vlookup/Index&Match để lấy dữ liệu đầu vào, hay dùng Pivot Table để tổng hợp dữ liệu quá khứ?
6. Từ “Làm Số” Đến “Hiểu Số”
Goal Seek và Scenario là những kỹ năng phân tích nâng cao, giúp bạn chuyển mình từ một “nhân viên nhập liệu” thành một “cố vấn đáng tin cậy”.
Đây chính là những gì được dạy trong Phần 5: Xử lý, tổng hợp và phân tích dữ liệu (bao gồm Goal Seek, Solver, Scenario, Pivot Tables) của khóa học “Chinh phục Excel công sở“ của ThS. Nguyễn Thành Đông.
Khóa học không dạy bạn các hàm riêng lẻ. Nó dạy bạn một hệ thống tư duy, kết nối các kỹ năng từ cơ bản (hàm, phím tắt) đến nâng cao (phân tích, trình bày biểu đồ) để giải quyết bài toán công sở thực tế.
7. Kết Luận
Đừng để các công cụ What-If Analysis trong Excel bị “phủ bụi”. Chúng không đáng sợ. Chúng là vũ khí của bạn.
Hãy bắt đầu từ việc đơn giản nhất: Lần tới khi cần tính toán một mục tiêu, đừng “thử và sai”. Hãy xây dựng một mô hình nhỏ (chỉ 3-5 ô) và dùng Goal Seek. Đó là bước đầu tiên để biến Excel từ một “bảng tính” nhàm chán thành một “cố vấn chiến lược” cho bạn.