15 Hàm Excel Cơ Bản Thông Dụng Nhất Cho Dân Văn Phòng

Bạn có biết Excel có hơn 450 hàm khác nhau không?

Con số đó đủ để làm nản lòng bất kỳ ai mới bắt đầu. Tôi còn nhớ cảm giác choáng ngợp khi lần đầu tiên mở danh sách hàm trong Excel. Nó dài vô tận, và tên của chúng nghe thật xa lạ và phức tạp.

Nhiều người trong chúng ta, có thể bao gồm cả bạn, đã cố gắng học Excel nhiều lần. Chúng ta mua sách, xem video trên YouTube, nhưng rồi đâu lại vào đấy. Khi đối mặt với một bảng dữ liệu thực tế và yêu cầu tính toán từ sếp, chúng ta lại quay về với cách làm quen thuộc: dùng máy tính bỏ túi, đếm bằng tay, và nhập liệu thủ công.

Bạn xem thêm:

ĐĂNG KÝ HỌC NGAY

Tại sao lại như vậy?

Bởi vì chúng ta thường mắc sai lầm khi cố gắng học quá nhiều thứ cùng một lúc, hoặc học những thứ quá cao siêu trong khi nền tảng cơ bản lại chưa vững. Chúng ta sợ sai, sợ công thức phức tạp, và cuối cùng chấp nhận làm việc kém hiệu quả.

Nếu bạn đang cảm thấy mệt mỏi vì phải vật lộn với các phép tính hàng ngày, nếu bạn muốn thoát khỏi cảnh làm việc thủ công đầy rủi ro và tốn thời gian, thì bài viết này chính xác là dành cho bạn.

Sự thật là, bạn không cần biết hết 450 hàm đó. Trong công việc văn phòng hàng ngày (kế toán, nhân sự, hành chính, kinh doanh…), bạn chỉ cần thành thạo khoảng 15 hàm Excel cơ bản là đã có thể giải quyết được 80% các yêu cầu công việc.

Trong bài viết này, tôi sẽ không chỉ liệt kê các hàm. Tôi sẽ giải thích cặn kẽ nguyên lý hoạt động, cú pháp, và quan trọng nhất là cách ứng dụng chúng vào các tình huống thực tế nhất. Hãy sẵn sàng để thay đổi hoàn toàn cách bạn làm việc với Excel!

Nguyên Nhân Gốc Rễ Và Những Sai Lầm Khi Học Hàm Excel

Trước khi đi vào chi tiết từng hàm, chúng ta cần hiểu tại sao việc học hàm Excel lại trở thành nỗi ám ảnh với nhiều người. Hiểu đúng vấn đề là bước đầu tiên để tìm ra giải pháp.

Nỗi sợ sự phức tạp và tư duy “Excel là Toán học”

Nhiều người nghĩ rằng Excel là một môn toán cao cấp. Họ nhìn vào những công thức dài ngoằng với đầy đủ các ký hiệu ($, :, ()…) và cảm thấy bị đe dọa.

Sai lầm: Coi Excel là toán học thuần túy và từ bỏ khi thấy khó.
Sự thật: Excel chủ yếu là về tư duy logic và cấu trúc. Nó giống như việc bạn học một ngôn ngữ mới hơn là giải một bài toán phức tạp. Bạn chỉ cần tuân theo các quy tắc ngữ pháp (cú pháp hàm) là có thể “nói chuyện” được với Excel.

Học tràn lan, thiếu trọng tâm

Đây là sai lầm phổ biến nhất. Khi bắt đầu, chúng ta thường cố gắng học mọi thứ được giới thiệu mà không xác định được cái gì thực sự cần thiết cho công việc của mình.

Sai lầm: Cố gắng học VLOOKUP, INDEX, MATCH trong khi chưa hiểu rõ về hàm IF hay SUM.
Hậu quả: Bị quá tải thông tin, học trước quên sau, và không thể áp dụng được vào thực tế. Kiến thức rời rạc, không có hệ thống.

Không hiểu cấu trúc cơ bản của một hàm

Nhiều người học vẹt công thức mà không hiểu các thành phần bên trong nó. Khi gặp một tình huống hơi khác đi, họ lập tức bối rối.

Sai lầm: Chỉ biết sao chép công thức mẫu. Ví dụ, thấy công thức =SUM(A1:A10) thì chỉ biết áp dụng đúng cho vùng đó.
Hậu quả: Thiếu linh hoạt. Không biết cách điều chỉnh các đối số (arguments) trong hàm để phù hợp với yêu cầu cụ thể của mình.

Phụ thuộc quá mức vào tính toán thủ công

Đây là thói quen khó bỏ nhất và cũng là kẻ thù lớn nhất của năng suất.

Biểu hiện: Dùng máy tính cầm tay để tính tổng rồi nhập kết quả vào ô Excel. Đếm số lượng nhân viên bằng cách nhìn vào danh sách và đếm từng người.
Rủi ro: Sai sót cao, tốn thời gian khủng khiếp, và không thể cập nhật tự động khi dữ liệu thay đổi. Nếu bạn sửa lương của một nhân viên, bạn phải tính lại tổng lương bằng tay một lần nữa.

Không hiểu về Tham chiếu Tương đối và Tuyệt đối ($)

Đây là một khái niệm nền tảng nhưng thường bị bỏ qua. Khi bạn sao chép công thức, Excel mặc định sẽ điều chỉnh địa chỉ ô (tham chiếu tương đối). Nếu bạn muốn giữ cố định một ô hoặc vùng dữ liệu khi sao chép (ví dụ: ô chứa tỷ giá cố định), bạn phải dùng tham chiếu tuyệt đối (dấu $).

Hậu quả: Công thức bị sai hàng loạt khi sao chép, dẫn đến kết quả tính toán sai lệch nghiêm trọng.

Hiểu được những rào cản này, chúng ta có thể xây dựng một chiến lược học tập thông minh và hiệu quả hơn.

Chiến Lược Cốt Lõi Để Chinh Phục Các Hàm Excel Cơ Bản

Để thành thạo các hàm Excel cơ bản một cách nhanh chóng và bền vững, bạn cần thay đổi cách tiếp cận.

Nguyên tắc Pareto (80/20): Tập trung vào cái cốt lõi

Như đã đề cập, chỉ khoảng 15-20 hàm có thể giải quyết 80% công việc của bạn. Chiến lược thông minh là tập trung toàn bộ năng lượng để làm chủ nhóm hàm này trước khi nghĩ đến những thứ cao siêu hơn. Đừng để bị phân tâm bởi những hàm phức tạp mà có thể cả năm bạn mới dùng một lần.

Giải phẫu cấu trúc của một hàm Excel

Mọi hàm trong Excel đều tuân theo một cấu trúc cơ bản. Nắm vững cấu trúc này là chìa khóa để bạn hiểu và sử dụng bất kỳ hàm nào.

Dấu bằng (=): Mọi công thức Excel đều bắt đầu bằng dấu bằng.
Tên hàm (Function Name): Viết hoa và dễ nhận biết (ví dụ: SUM, IF, AVERAGE).
Dấu ngoặc đơn (): Sau tên hàm luôn là cặp dấu ngoặc đơn.
Các đối số (Arguments): Đây là phần quan trọng nhất, nằm bên trong dấu ngoặc đơn. Đối số là thông tin bạn cung cấp để hàm thực hiện công việc của nó.
- Các đối số được ngăn cách nhau bởi dấu phẩy (,) hoặc dấu chấm phẩy (;), tùy thuộc vào cài đặt hệ thống của bạn. (Trong bài viết này, tôi sẽ sử dụng dấu phẩy làm chuẩn).
- Ví dụ: =SUM(A1, B5, 100). Ở đây có 3 đối số: A1, B5 và 100.

Khi bạn nhìn vào một hàm mới, hãy luôn tự hỏi: “Hàm này cần bao nhiêu đối số?” và “Ý nghĩa của từng đối số là gì?”.

Học đi đôi với hành – Áp dụng ngay vào công việc

Đừng chỉ đọc lý thuyết. Cách nhanh nhất để nhớ một hàm là sử dụng nó ngay lập tức.

Khi học xong hàm SUM, hãy mở ngay bảng lương hoặc báo cáo doanh thu của bạn ra và áp dụng nó.
Khi học xong hàm IF, hãy nghĩ xem có tình huống nào trong công việc bạn có thể dùng nó để phân loại dữ liệu không.

Khi bạn thấy được lợi ích thực tế ngay lập tức, bạn sẽ có động lực học tập mạnh mẽ hơn rất nhiều.

Hướng Dẫn Chi Tiết 15 Hàm Excel Cơ Bản Thông Dụng Nhất

Bây giờ, chúng ta sẽ đi vào phần quan trọng nhất. Tôi sẽ chia 15 hàm này thành 4 nhóm logic để bạn dễ dàng theo dõi và tiếp thu.

Nhóm 1: Các Hàm Tính Toán và Thống Kê Cơ Bản

Đây là nhóm hàm bạn sẽ sử dụng hàng ngày, trong hầu hết mọi bảng tính.

1. Hàm SUM – Ông vua của các phép tính

What (Nó là gì?): Hàm tính tổng của một dãy số.
Why (Tại sao cần nó?): Giúp bạn tính tổng doanh thu, tổng chi phí, tổng lương… một cách tự động, nhanh chóng và chính xác.
How (Cú pháp): =SUM(number1, [number2], ...)
Example (Ví dụ thực tế): Tính tổng doanh thu từ ô C2 đến C20.
- Công thức: =SUM(C2:C20)
Mẹo hay: Sử dụng phím tắt Alt + = để tự động chèn hàm SUM cho một cột hoặc hàng liền kề.

2. Hàm AVERAGE – Tính trung bình cộng

What: Hàm tính giá trị trung bình cộng của một dãy số.
Why: Giúp bạn xác định mức trung bình (ví dụ: lương trung bình của phòng ban, doanh thu trung bình ngày).
How: =AVERAGE(number1, [number2], ...)
Example: Tính điểm trung bình của học sinh trong vùng D2 đến D15.
- Công thức: =AVERAGE(D2:D15)
Lưu ý: Hàm AVERAGE sẽ bỏ qua các ô trống và ô chứa văn bản.

3. Hàm MAX – Tìm giá trị lớn nhất

What: Hàm trả về giá trị lớn nhất trong một tập hợp các giá trị.
Why: Giúp bạn nhanh chóng xác định điểm cao nhất, nhân viên có doanh thu cao nhất, sản phẩm bán chạy nhất.
How: =MAX(number1, [number2], ...)
Example: Tìm mức lương cao nhất trong công ty (vùng E2 đến E100).
- Công thức: =MAX(E2:E100)

4. Hàm MIN – Tìm giá trị nhỏ nhất

What: Hàm trả về giá trị nhỏ nhất trong một tập hợp các giá trị.
Why: Ngược lại với MAX, giúp bạn xác định chi phí thấp nhất, ngày có nhiệt độ thấp nhất…
How: =MIN(number1, [number2], ...)
Example: Tìm sản phẩm có tồn kho ít nhất (vùng F2 đến F50).
- Công thức: =MIN(F2:F50)

5. Hàm COUNT – Đếm ô chứa số

What: Hàm đếm số lượng ô chứa giá trị số trong một phạm vi.
Why: Giúp bạn biết có bao nhiêu giao dịch đã diễn ra, bao nhiêu học sinh đã có điểm (nếu điểm được nhập là số).
How: =COUNT(value1, [value2], ...)
Example: Đếm số lượng hóa đơn trong cột G (giả sử cột G chứa số hóa đơn).
- Công thức: =COUNT(G:G) (Đếm cả cột G)
Quan trọng: COUNT chỉ đếm SỐ. Nó sẽ bỏ qua văn bản và ô trống.

6. Hàm COUNTA – Đếm ô không trống

What: Hàm đếm số lượng ô không trống (chứa bất kỳ loại dữ liệu nào: số, văn bản, lỗi…).
Why: Giúp bạn đếm tổng số nhân viên trong danh sách, tổng số sản phẩm đã được nhập thông tin. Đây là hàm thường dùng hơn COUNT trong thực tế quản lý danh sách.
How: =COUNTA(value1, [value2], ...)
Example: Đếm số lượng nhân viên trong cột Tên (cột B).
- Công thức: =COUNTA(B2:B100)

Nhóm 2: Các Hàm Logic – Giúp Excel “Suy Nghĩ”

Nhóm hàm này là bước ngoặt giúp bạn đi từ người dùng Excel cơ bản lên mức độ cao hơn. Chúng giúp Excel đưa ra quyết định dựa trên các điều kiện bạn đặt ra.

7. Hàm IF – Hàm điều kiện quyền năng

What: Hàm kiểm tra một điều kiện có đúng hay không. Nếu đúng, nó trả về một giá trị; nếu sai, nó trả về một giá trị khác.
Why: Cực kỳ quan trọng. Giúp bạn phân loại dữ liệu, tính thưởng/phạt, xác định trạng thái (Đạt/Trượt, Hoàn thành/Chưa xong)…
How: =IF(logical_test, value_if_true, value_if_false)
- logical_test: Điều kiện bạn muốn kiểm tra (ví dụ: A1 > 10).
- value_if_true: Giá trị trả về nếu điều kiện đúng.
- value_if_false: Giá trị trả về nếu điều kiện sai.
Example: Xếp loại học sinh. Nếu điểm trung bình (ô D2) lớn hơn hoặc bằng 5 thì là “Đạt”, ngược lại là “Trượt”.
- Công thức: =IF(D2>=5, "Đạt", "Trượt")
Lưu ý: Văn bản trong công thức phải được đặt trong dấu ngoặc kép (” “).

8. Hàm AND – Kết hợp nhiều điều kiện (Tất cả phải đúng)

What: Hàm kiểm tra xem tất cả các điều kiện được đưa ra có đồng thời đúng hay không. Trả về TRUE nếu đúng hết, FALSE nếu chỉ cần một cái sai.
Why: Thường được kết hợp với hàm IF để xử lý các tình huống phức tạp hơn, đòi hỏi nhiều điều kiện cùng lúc.
How: =AND(logical1, [logical2], ...)
Example: Xét thưởng cho nhân viên. Điều kiện là Doanh số (ô C5) trên 100 triệu VÀ Số ngày làm việc (ô D5) trên 25 ngày.
- Công thức (kết hợp IF): =IF(AND(C5>100000000, D5>25), "Có thưởng", "Không")

9. Hàm OR – Kết hợp nhiều điều kiện (Chỉ cần một cái đúng)

What: Hàm kiểm tra xem có ít nhất một trong các điều kiện được đưa ra là đúng hay không. Trả về TRUE nếu có ít nhất một cái đúng, FALSE nếu tất cả đều sai.
Why: Dùng khi có nhiều tiêu chí thay thế nhau để đạt được một kết quả (ví dụ: khuyến mãi cho khách hàng VIP hoặc khách hàng có sinh nhật trong tháng).
How: =OR(logical1, [logical2], ...)
Example: Xác định phụ cấp khu vực. Nếu nhân viên làm việc ở “Hà Nội” (ô E8) HOẶC “TP HCM” thì được phụ cấp.
- Công thức (kết hợp IF): =IF(OR(E8="Hà Nội", E8="TP HCM"), "Có phụ cấp", "Không")

Nhóm 3: Các Hàm Xử Lý Chuỗi Ký Tự (Text Functions)

Trong thực tế, dữ liệu không phải lúc nào cũng đẹp đẽ và chuẩn hóa. Nhóm hàm này giúp bạn thao tác và chuẩn hóa dữ liệu văn bản.

10. Hàm LEFT – Lấy ký tự bên trái

What: Hàm trích xuất một hoặc nhiều ký tự đầu tiên (từ bên trái) của một chuỗi văn bản.
Why: Dùng để lấy mã tỉnh, mã khu vực…
How: =LEFT(text, [num_chars])
- text: Chuỗi văn bản gốc.
- num_chars: Số lượng ký tự muốn lấy từ bên trái.
Example: Mã sản phẩm là “SP-001” (ô A2). Bạn muốn lấy 2 ký tự đầu tiên để biết loại sản phẩm.
- Công thức: =LEFT(A2, 2)
- Kết quả: “SP”

11. Hàm RIGHT – Lấy ký tự bên phải

What: Hàm trích xuất một hoặc nhiều ký tự cuối cùng (từ bên phải) của một chuỗi văn bản.
Why: Dùng để lấy số thứ tự, mã chi nhánh ở cuối chuỗi…
How: =RIGHT(text, [num_chars])
Example: Vẫn mã sản phẩm “SP-001” (ô A2). Bạn muốn lấy 3 ký tự cuối để biết số thứ tự.
- Công thức: =RIGHT(A2, 3)
- Kết quả: “001”

12. Hàm MID – Lấy ký tự ở giữa

What: Hàm trích xuất các ký tự từ vị trí giữa của một chuỗi văn bản.
Why: Dùng khi thông tin cần lấy nằm ở giữa.
How: =MID(text, start_num, num_chars)
- text: Chuỗi văn bản gốc.
- start_num: Vị trí bắt đầu lấy (ký tự đầu tiên là 1).
- num_chars: Số lượng ký tự muốn lấy từ vị trí bắt đầu.
Example: Số điện thoại “090-123-456” (ô B5). Bạn muốn lấy 3 số ở giữa. Bắt đầu từ vị trí thứ 5, lấy 3 ký tự.
- Công thức: =MID(B5, 5, 3)
- Kết quả: “123”

13. Hàm LEN – Đo độ dài chuỗi

What: Hàm đếm tổng số ký tự trong một ô, bao gồm cả khoảng trắng.
Why: Dùng để kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu (ví dụ: số điện thoại phải có 10 ký tự).
How: =LEN(text)
Example: Kiểm tra độ dài của Mã Nhân Viên ở ô C10.
- Công thức: =LEN(C10)

14. Hàm TRIM – Loại bỏ khoảng trắng thừa

What: Hàm loại bỏ tất cả các khoảng trắng thừa trong chuỗi văn bản, chỉ giữ lại một khoảng trắng duy nhất giữa các từ.
Why: Cực kỳ quan trọng để chuẩn hóa dữ liệu. Dữ liệu nhập từ nhiều nguồn thường bị thừa khoảng trắng, gây lỗi khi dùng các hàm khác.
How: =TRIM(text)
Example: Ô D5 chứa tên ” Nguyễn Văn An “.
- Công thức: =TRIM(D5)
- Kết quả: “Nguyễn Văn An”

Nhóm 4: Hàm Xếp Hạng

15. Hàm RANK – Xếp hạng dữ liệu

What: Hàm trả về thứ hạng của một số trong một danh sách các số.
Why: Dùng để xếp hạng học sinh dựa trên điểm số, xếp hạng nhân viên kinh doanh dựa trên doanh thu.
How: =RANK(number, ref, [order])
- number: Giá trị bạn muốn tìm thứ hạng.
- ref: Vùng dữ liệu so sánh (Quan trọng: Thường phải cố định vùng này bằng F4, ví dụ: $A$ 1: $A$ 10).
- order: Kiểu xếp hạng. 0 = Xếp hạng giảm dần (lớn nhất hạng 1).
Example: Xếp hạng doanh thu của nhân viên A (ô E2) so với toàn bộ công ty (vùng E2 đến E50).
- Công thức: =RANK(E2, $E$2:$E$50, 0)

Công Cụ Và Tài Nguyên Hỗ Trợ Học Hàm Excel

Việc học hàm Excel là một quá trình liên tục. Dưới đây là một số công cụ và tài nguyên giúp bạn tra cứu và thực hành hiệu quả hơn.

Insert Function (fx): Nằm cạnh thanh công thức. Đây là công cụ tuyệt vời cho người mới bắt đầu. Nó hiện ra hộp thoại hướng dẫn chi tiết ý nghĩa của từng đối số trong hàm bạn đang dùng.
Formula Auditing: Nằm trong tab Formulas. Giúp bạn nhìn thấy mối liên hệ giữa các ô và công thức, hỗ trợ gỡ lỗi hiệu quả khi công thức phức tạp.
Tài liệu trực tuyến: Microsoft Support là nguồn định nghĩa chuẩn xác nhất. Các diễn đàn và blog về Excel cung cấp các ví dụ thực tế phong phú.

Hạn Chế Của Việc Tự Học Hàm Excel Rời Rạc

Việc nắm vững 15 hàm Excel cơ bản này chắc chắn sẽ cải thiện đáng kể hiệu suất làm việc của bạn. Tuy nhiên, tự học qua các bài viết hay video ngắn lẻ cũng có những hạn chế nhất định.

Kiến thức rời rạc, thiếu tính hệ thống

Bạn biết cách dùng hàm SUM, bạn biết cách dùng hàm IF. Nhưng làm thế nào để kết hợp chúng một cách hiệu quả trong một quy trình làm việc hoàn chỉnh? Tự học thường khiến kiến thức của bạn giống như những mảnh ghép rời rạc, bạn khó có thể nhìn thấy bức tranh tổng thể.

Thiếu các kỹ năng nền tảng quan trọng

Để sử dụng hàm hiệu quả, bạn cần nắm vững các khái niệm nền tảng như tham chiếu tuyệt đối/tương đối, các kiểu dữ liệu, và các phép so sánh logic. Khi tự học, những kiến thức này thường bị bỏ qua hoặc giải thích không đủ sâu.

Mất thời gian và dễ nản lòng

Quá trình thử và sai khi tự học có thể tốn rất nhiều thời gian. Khi gặp một vấn đề phức tạp mà không có người hướng dẫn, bạn dễ cảm thấy bế tắc và nản lòng.

Để thực sự bứt phá và đạt được sự thành thạo nhanh chóng, bạn cần một lộ trình bài bản, được thiết kế logic, đi từ cơ bản đến ứng dụng thực tế.

Lộ Trình 3 Giờ Làm Chủ Excel

Nếu bạn muốn không chỉ biết các hàm Excel cơ bản, mà còn muốn thành thạo toàn bộ kỹ năng Excel thiết yếu một cách nhanh nhất, tôi có một giải pháp dành cho bạn.

Khóa học “Thành thạo Excel 2010 trong 03 giờ“ của giảng viên Lê Quang Hải trên Unica được thiết kế chính xác để giải quyết các vấn đề trên.

Trong khóa học này, bạn sẽ không chỉ học về 15 hàm cơ bản chúng ta đã thảo luận (chúng được trình bày chi tiết và trực quan trong Phần 4 của khóa học), mà còn được dẫn dắt qua một lộ trình toàn diện:

Nền tảng tính toán (Phần 3): Giúp bạn hiểu rõ các phép tính và so sánh logic trước khi áp dụng hàm.
Hiểu sâu về tham chiếu (Bài 19): Giải thích cặn kẽ về vùng dữ liệu tương đối và tuyệt đối – chìa khóa để sử dụng hàm chính xác.
Kết hợp kỹ năng (Phần 2 và 5): Hướng dẫn cách tối ưu thao tác và áp dụng các thủ thuật thực tế khác.

Chỉ với hơn 3 giờ, khóa học này cung cấp cho bạn một nền tảng vững chắc và có hệ thống, giúp bạn tiết kiệm hàng tháng trời tự mày mò.

Nếu bạn đã sẵn sàng đầu tư cho sự nghiệp của mình và muốn đạt hiệu quả ngay lập tức, hãy khám phá khóa học ngay.

➡️ Làm chủ hàm Excel chỉ trong 3 giờ – Học trên Unica